La forma más común de crear una relación es arrastrando un campo de una tabla hacia otro campo de otra tabla. Si arrastras un campo de una tabla hacia un campo de otra tabla, se abrirá automáticamente el cuadro de diálogo Crear tabla. En el cuadro de diálogo Crear tabla, selecciona el tipo de relación que deseas crear y, a continuación, haz clic en Aceptar.
En Bases de Datos Relacionales, las Tablas están Relacionadas mediante un campo en común, llamado Clave Primaria. En la Clave Primaria se almacena el valor único de cada fila de una tabla. En la tabla Clientes, por ejemplo, cada cliente tiene un ID único. Los clientes pueden estar relacionados con las tablas de Direcciones, Pedidos y Pagos. En la tabla de Direcciones, cada dirección tiene un ID único. Los ID de las direcciones están relacionados con los ID de los clientes en la tabla Clientes. De esta forma, podemos saber qué dirección pertenece a qué cliente. De manera similar, en la tabla Pedidos, cada pedido tiene un ID único. Los ID de los pedidos están relacionados con los ID de los clientes en la tabla Clientes. De esta forma, podemos saber qué pedidos pertenecen a qué cliente. En la tabla Pagos, cada pago tiene un ID único. Los ID de los pagos están relacionados con los ID de los pedidos en la tabla Pedidos. De esta forma, podemos saber qué pagos pertenecen a qué pedido.
Podemos crear Consultas para obtener información de más de una tabla a la vez. Por ejemplo, podemos crear una Consulta para obtener la Dirección de un Cliente determinado. Para hacer esto, necesitamos UNIR las tablas Clientes y Direcciones. Para UNIR las tablas, necesitamos un campo en común, como el ID. La Consulta se vería algo así:
SELECT Direcciones.Dirección
FROM Clientes, Direcciones
WHERE Clientes.ID = Direcciones.ID
AND Clientes.ID = 1
En este ejemplo, estamos UNIENDO las tablas Clientes y Direcciones mediante el campo ID. También estamos FILTRANDO los resultados para que solo se muestren los datos del Cliente con ID 1.
Podemos UNIR más de dos tablas en una Consulta. En el siguiente ejemplo, estamos UNIENDO las tablas Clientes, Direcciones y Pedidos:
SELECT Clientes.Nombre, Direcciones.Dirección, Pedidos.Fecha
FROM Clientes, Direcciones, Pedidos
WHERE Clientes.ID = Direcciones.ID
AND Clientes.ID = Pedidos.ID
AND Clientes.ID = 1
En este ejemplo, estamos UNIENDO las tablas Clientes, Direcciones y Pedidos mediante el campo ID. También estamos FILTRANDO los resultados para que solo se muestren los datos del Cliente con ID 1.
Microsoft Access permite a los usuarios crear y modificar bases de datos relacionales. Estas bases de datos están compuestas por tablas, que a su vez están relacionadas entre sí.
Existen tres tipos de relaciones que se pueden establecer entre tablas en Microsoft Access: la relación 1:1, la relación 1:N y la relación N:M.
Relación 1:1
Una relación 1:1 es aquella en la que un registro de una tabla está relacionado con un único registro de otra tabla. Por ejemplo, en una base de datos de empleados, cada registro de la tabla de empleados estará relacionado con un único registro de la tabla de departamentos. Esto quiere decir que un empleado solo puede estar asignado a un departamento.
Relación 1:N
Una relación 1:N es aquella en la que un registro de una tabla está relacionado con uno o más registros de otra tabla. Por ejemplo, en una base de datos de empleados, cada registro de la tabla de empleados estará relacionado con uno o más registros de la tabla de proyectos. Esto quiere decir que un empleado puede estar asignado a uno o más proyectos.
Relación N:M
Una relación N:M es aquella en la que un registro de una tabla está relacionado con uno o más registros de otra tabla, y viceversa. Por ejemplo, en una base de datos de empleados, cada registro de la tabla de empleados estará relacionado con uno o más registros de la tabla de proyectos, y viceversa. Esto quiere decir que un empleado puede estar asignado a uno o más proyectos, y que un proyecto puede tener asignado a uno o más empleados.